Все статьи

Directum — облачный документооборот

9 авг 20225038

Современные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют обеспечить быстрый и надежный обмен документами как внутри компании, так и за ее пределами. Внедрение ЭДО позволяет избежать потери документации, сократить расходы на бумагу и курьерские услуги, сделать документооборот прозрачным и эффективным. Почему бизнес делает выбор в пользу облачного подхода — рассказываем в этой статье.

Электронный документооборот (ЭДО): выгоды для бизнеса

Цифровые сервисы постепенно вытесняют традиционные решения. Эта тенденция коснулась и документооборота. Бумажные документы и связанные с ними неудобства уходят в прошлое. Внедрение ЭДО оптимизирует рабочие процессы, связанные с документами:

  • снижаются расходы на офисную технику, бумагу, курьерские услуги;
  • документооборот становится прозрачным для всех участников процесса;
  • снижаются риски потери или порчи документов;
  • все нужные файлы — всегда под рукой.

Варианты размещения СЭД

Системы электронного документооборота могут быть развернуты on-premise или в облаке.

  • В случае с on-premise подходом СЭД размещается на собственных вычислительных ресурсах компании.
  • Облачные решения предоставляются бизнесу по сервисной модели: они быстро подключаются, работают из облака поставщика услуги, не требуют капитальных затрат.

Давайте узнаем, что представляют собой облачные СЭД, как работают такие сервисы и в чем их преимущества перед локальными решениями.

Облачная СЭД: что это такое и как работает

Облачная СЭД — это система электронного документооборота, доступная в формате cloud-сервиса. Как правило, распространяются облачные системы документооборота в формате Software-as-a-Service.

В отличие от локальных решений, требующих установки в инфраструктуру заказчика, системы электронного документооборота в облаке не нужно разворачивать и поддерживать — все эти хлопоты берет на себя провайдер сервиса.

Преимущества облачных СЭД

Все чаще компании делают выбор в пользу ЭДО в облаке. И на это есть немало причин.

  • Сокращение расходов на ИТ
  • Внедрение облачной системы документооборота не требует закупки серверов, их настройки и дальнейшего администрирования — а значит, компании не придется тратить бюджет на ИТ-оборудование, специалистов, которые будут его обслуживать, и необходимые лицензии.

  • Быстрый запуск
  • Облачные решения уже готовы к работе, поэтому развертывание системы под конкретного заказчика требует минимальных затрат. Как правило, от заявки на подключение облачной СЭД до старта использования проходит всего несколько дней или даже часов.

  • Простая настройка и работа
  • Системы ЭДО в облаке ориентированы на пользователей без глубоких технических навыков — с основными процедурами справится любой сотрудник, прошедший базовый тур по решению.

  • Операционные расходы вместо капитальных
  • Делая выбор в пользу облачной СЭД, заказчик не приобретает систему раз и навсегда, а арендует ее. Такая модель владения позволяет без серьезных расходов подключить систему, оптимизировать модель оплаты в процесс использования или сменить решение.

Directum RX: интеллектуальная система управления бизнес-процессами и документами

Directum RX — готовое решение для электронного документооборота от российской компании-разработчика ИТ-продуктов. Система позволяет цифровизовать различные бизнес-процессы:

  • кадровый документооборот;
  • документооборот с контрагентами;
  • делопроизводство;
  • долговременный архив;
  • финансовый архив;
  • совещания и многое другое.

Возможности решения

Directum RX — это цифровой ассистент в делопроизводстве, бухгалтерии и юридическом отделе.

  • Встроенные интеллектуальные сервисы
  • Directum RX позволяет быстрее выполнять рабочие задачи благодаря автоматизации рутинных операций при обработке типовых документов — писем, договоров, первичных учетных документов, паспортов и прочего. Есть возможность автоматической регистрации документации с заполнением карточек, создание проектов на основе текста протокола/приказа, сравнение версий и другие возможности.

  • Дружелюбный современный интерфейс
  • С Directum RX просто работать — интерфейс решения интуитивно понятен, доступны встроенные подсказки, преднастроенные шаблоны, функция совместного редактирования и рецензирования документов.

  • Легко адаптировать под требования бизнеса
  • Благодаря low-code среде Development Studio систему Directum RX можно адаптировать под бизнес-логику и специфические процессы компании.

  • Доступно в формате облачного сервиса
  • Решение можно подключить как облачный сервис. Это особенно актуально для компаний, которые хотят начать использование СЭД без затрат на вычислительные ресурсы и ИТ-специалистов.

  • Кроссплатформенность
  • Решение работает на ПК с ОС Windows, MacOS и Linux. Подключаться к Directum RX можно не только с компьютера или ноутбука. При необходимости сотрудники компании могут воспользоваться приложениями для iOS и Android.

  • Интеграция с бизнес-системами
  • Благодаря открытому API Directum RX легко интегрировать с другими решениями. Также доступны готовые интеграции с ERP, сервисами электронного документооборота и прочими бизнес-системами.

Как обеспечивается безопасность данных в Directum RX

  • Отказоустойчивость
  • Архитектура Directum RX позволяет построить отказоустойчивое, высокопроизводительное и безопасное решение ЭДО в облаке.

  • Безопасный обмен данными
  • Протокол HTTPS обеспечивает защищенный обмен данными между клиентским приложением и сервером.

  • Многоступенчатая защита
  • Благодаря дополнительной проверке прав доступа данные на сервере остаются надежно защищены даже в случае получения нелегитимного доступа к клиентскому приложению.

  • Аутентификация
  • При необходимости можно подключить дополнительные провайдеры аутентификации (OAuth, SAML и другие).

  • Разграничение прав доступа
  • Решение поддерживает разграничение прав доступа. Все действия пользователей сохраняются: в любой момент можно узнать, кто обращался к документам, редактировал и получал права на них.

  • Надежные вычислительные ресурсы
  • Облачная версия развернута в ЦОД уровня Tier III с гарантированной доступностью 99.95%. Микросервисная архитектура обеспечивает отказоустойчивость решения.

  • Импортонезависимость
  • Directum RX — полностью отечественная разработка. Решение внесено в реестр отечественного программного обеспечения.

Искусственный интеллект в составе облачного решения

ИИ в Direcrum RX обеспечивает интеллектуальную обработку входящих данных (письма, документация). Технология позволяет снять с сотрудников компании рутинные задачи, повысить точность и эффективность первичной обработки документов.